Tinggal di asrama dapat memberikan kesan tersendiri bagi mahasiswa saat proses akademik berlangung. Untuk itu Asrama ITB hadir dengan berbagai pilihan kebutuhan tinggal yang sudah disesuaikan dengan ketersediaan fasilitas yang memadai untuk sivitas akademika ITB. Asrama ITB tidak hanya memberikan fasilitas tempat tinggal bagi penghuninya, namun juga sebagai wadah pembelajaran bermasyarakat dan membentuk karakter mahasiswa yang diperoleh dari berbagai kegiatan pembinaan yang dilaksanakan di asrama ITB.

Ketentuan dan Istilah | Pendaftaran Sewa Kamar Asrama ITB

1. Sewa kamar didefinisikan sebagai memakai kamar asrama termasuk fasilitas yang ada di dalamnya melalui prosedur yang telah ditetapkan dan dilakukan pada jam kerja (07.30 s.d. 16.30 WIB) baik pada waktu check in maupun check out dengan biaya dan tarif sewa asrama yang berlaku.
2. Pendaftar asrama yang selanjutnya disebut sebagai calon penghuni yaitu sivitas akademika atau non-sivitas akademika ITB yang termasuk dalam kriteria yang diperbolehkan tinggal di asrama. Bagi non-sivitas akademika ITB yang diijinkan adalah yang mendapatkan persetujuan tinggal dari Wakil Rektor Bidang Sumber Daya (WRSD) ITB.
3. Penghuni asrama terdiri dari penghuni reguler dan non-reguler. Ketentuan penghuni reguler dan non-reguler yang dapat tinggal di asrama diatur pada SK Rektor Nomor 1322/SK/l1.B02/SK/2018 tentang Ketentuan Perubahan Penggunaan Asrama Institut Teknologi Bandung (dijelaskan pada poin berikutnya).
4. Sewa asrama periode reguler dan non-reguler berlaku bagi mahasiswa Warga Negara Indonesia (WNI) dan mahasiswa Warga Negara Asing (WNA) sivitas akademika ITB atau non-sivitas akademika ITB (persetujuan WRSD).
5. Calon penghuni asrama periode reguler dan non-reguler wajib melakukan serangkaian pendaftaran asrama yang ditetapkan oleh asrama ITB dan menandatangani surat pernyataan izin tinggal atau surat kontrak tinggal di asrama.
6. Maksimal masa tinggal bagi penghuni periode reguler yaitu selama 1 periode tinggal. Penghuni wajib melakukan daftar ulang kembali/perpanjangan apabila ingin tinggal pada periode selanjutnya.
7. Ketentuan peruntukan dan prioritas asrama ITB bagi sivitas akademika ITB adalah sebagai berikut:

• Asrama Ganesha

1. Mahasiswa Tahap Persiapan Bersama (TPB) penerima Beasiswa KIP-Kuliah.
2. Mahasiswa Tahap Persiapan Bersama (TPB) bukan penerima Beasiswa KIP-Kuliah.
3. Mahasiswa Non-TPB penerima Beasiswa KIP-Kuliah.
4. Mahasiswa Warga Negara Asing dan/atau Internasional.
5. Mahasiswa ITB lainnya.

• Asrama Jatinangor

1. Mahasiswa Tahap Persiapan Bersama (TPB) Kampus ITB Cirebon.
2. Mahasiswa Kampus Jatinangor untuk semua strata.

PENGHUNI REGULER
Sewa reguler adalah penyewaan kamar asrama yang dilakukan oleh sivitas akademika ITB selama satu periode yang dihitung per bulan selama 1 (satu) semester.
Maksimal masa tinggal bagi penghuni periode reguler yaitu selama 1 periode tinggal. Penghuni wajib melakukan daftar ulang kembali/perpanjangan apabila ingin tinggal pada periode selanjutnya. Periode tinggal reguler terdiri dari:

• Periode 1 terhitung mengikuti semester ganjil akademik ITB selama 5 bulan dengan periode tinggal bulan 1 Agustus – 31 Desember setiap tahunnya.
• Periode 2 terhitung mengikuti semester genap akademik ITB selama 5 bulan dengan periode tinggal bulan 1 Januari – 31 Mei setiap tahunnya.

Prosedur Pendaftaran Penghuni Reguler :

• Calon penghuni melakukan registrasi secara online di website asrama.itb.ac.id
• Calon penghuni melakukan pengisian data diri
• Calon penghuni memilih asrama dan preferensi kapasitas kamar.
• Calon penghuni melakukan pembayaran tagihan sewa asrama dan meng-upload bukti pembayaran pada akun website masing-masing.
• Calon penghuni menunggu “verifikasi” penerimaan dari asrama
• Asrama memberitahukan kepada calon penghuni terkait “diterima/ditolak/pending”.
• Calon penghuni dengan status “diterima” dapat mengetahui preferensi asrama serta kapasitas kamar yang akan ditempati serta rincian total tagihan yang dibayarkan.
• Calon penghuni melakukan daftar ulang asrama di asrama masing-masing dan menandatangani “surat pernyataan izin tinggal di asrama”. Pada saat daftar ulang, calon penghuni wajib membawa:
  • Tanda pengenal (KTP, Pasport atau tanda pengenal lainnya),
  • Bukti bahwa yang bersangkutan merupakan sivitas akademika ITB (KTM/bukti penerimaan di ITB),
  • Bukti pendaftar atau penerima Beasiswa KIP-Kuliah (bagi mahasiswa pendaftar/penerima Beasiswa KIP-Kuliah), dan
  • Bukti pembayaran pelunasan sewa asrama (Sebagai syarat pengambilan kunci kamar).
  • Surat keterangan bebas covid-19, minimal hasil swab antigen dari puskesmas/ klinik/rumah sakit yang ada di sekitar kota Bandung.
• Calon penghuni yang telah menandatangani surat pernyataan izin tinggal di asrama dan melakukan pembayaran asrama, dapat melakukan check in di asrama dan kemudian disebut sebagai “penghuni”.
• Penghuni dapat menghuni kamar sesuai dengan alokasi yang ditentukan oleh asrama selama periode tinggal yang tertera di dalam surat pernyataan izin tinggal di asrama.
• Penghuni yang telah menyelesaikan periode tinggalnya, wajib mengurus administrasi keluar asrama atau check out berupa keterangan penyelesaian periode tinggal asrama.

Catatan:

• Ketentuan pengalokasian asrama, kamar serta tarif sewa per-kamar sesuai dengan status calon penghuni mengacu pada SK Rektor Nomor 1322/SK/l1.B02/SK/2018 tentang Ketentuan Perubahan Penggunaan Asrama Institut Teknologi Bandung.
• Penghuni pada dasarnya wajib tinggal sesuai dengan periode tinggal yang tertera pada surat kontrak, kecuali penghuni mengajukan pemotongan masa tinggal dengan:
  • Membuat surat permohonan pengajuan keluar asrama dan melengkapi syarat yang diberikan oleh Asrama dan/atau;
  • Membayar biaya sewa asrama sesuai dengan tagihan yang tertera pada surat pernyataan izin tinggal di asrama.
• Calon penghuni yang telah melakukan pembayaran sewa asrama, “tidak dapat melakukan klaim uang” yang telah dibayarkan walapun yang bersangkutan mengundurkan diri atau dikeluarkan
• Alokasi kamar calon penghuni ditentukan oleh Asrama. Penghuni hanya dapat pindah kamar jika diminta oleh Asrama atau mengajukan permohonan dan disetujui oleh pimpinan Asrama.
• Penghuni bersedia dipindahkan kamar jika kemudian terdapat perbaikan atau hal-hal lainnya yang ditetapkan oleh Asrama.
• Penghuni yang belum menyelesaikan administrasi asrama sampai pada batas yang ditentukan, akan dikenakan sanksi berupa pemblokiran proses pengisian rencana studi (FRS dan/atau cetak Kartu Studi Mahasiswa (KSM), Pemblokiran Wisuda, tidak diperkenankan mendaftar asrama kembali dan lainnya yang ditentukan oleh Asrama.
• Penghuni wajib mentaati seluruh peraturan dan tata tertib yang berlaku di Asrama ITB sesuai dengan Peraturan Umum Asrama ITB. Penghuni yang melakukan pelanggaran berhak dikeluarkan dari asrama tanpa pengembalian biaya sewa asrama, serta apabila mendaftar pada periode berikutnya, akan dilakukan peninjauan kembali.

PENGHUNI NON REGULER
Pendaftaran non-reguler terbuka bagi siapa saja yang ingin tinggal di asrama dengan mengajukan surat permohonan tinggal dari Fakultas/Sekolah/Unit Kerja di ITB ke Wakil Rektor Bidang Sumber Daya (WRSD) serta mendapatkan persetujuan tinggal dari Wakil Rektor Bidang Sumber Daya (WRSD) yang kemudian di tembuskan ke Asrama ITB.

Sewa non-reguler adalah penyewaan kamar asrama yang dilakukan oleh sivitas akademika ITB atau pihak luar ITB yang diizinkan tinggal sesuai ketentuan asrama dalam jangka waktu yang tidak ditetapkan. Sewa non-reguler terdiri dari sewa harian dan bulanan.

• Tarif sewa harian yang berlaku yaitu terhitung dari saat check in pada pukul 12.00 WIB siang hingga pukul 12.00 WIB siang pada hari berikutnya.
• Tarif sewa bulanan yang berlaku yaitu terhitung dari tanggal saat check in hingga tanggal yang sama pada bulan berikutnya. Jika terdapat kelebihan hari, maka selanjutnya dihitung sebagai tarif harian.

Penghuni Non-reguler dapat menetapkan tanggal masuk dan tanggal keluar dari asrama sesuai keperluan tinggal masing-masing.

Prosedur Pendaftaran Penghuni Non-Reguler :

• Calon penghuni mengajukan surat permohonan tinggal di asrama dari Sekolah/Fakultas/Unit Kerja yang ada di ITB kepada Wakil Rektor Bidang Sumber Daya (WRSD).
• WRSD memberikan jawaban terkait persetujuan atau tidak pengajuan permohonan tinggal di asrama dan/atau mendisposisikan surat ke Asrama ITB.
• Jika kapasitas tersedia, asrama memberikan balasan persetujuan terkait dengan permohonan tinggal di asrama ke Fakultas/Sekolah/Unit Kerja terkait tembusan WRSD dan memberikan rincian terkait asrama, kamar dan prosedur check in.
• Calon penghuni melakukan registrasi secara online di website https://asrama.itb.ac.id dan melakukan pendaftaran di bagian “Pendaftaran Non-Reguler” serta mengisi lama rencana tinggal di asrama.
• Asrama ITB melakukan “verifikasi” terhadap pendaftaran Non-Reguler yang bersangkutan dan memberitahukan tagihan sewa asrama yang harus dibayarkan.
• Calon penghuni melakukan pembayaran tagihan sewa asrama dan mengunggah bukti pembayaran pada akun website masing-masing.
• Calon penghuni datang ke asrama dan menandatangani “surat pernyataan izin tinggal di asrama”. Pada saat daftar ulang, calon penghuni wajib membawa:
  • Tanda pengenal (KTP, Pasport atau tanda pengenal lainnya),
  • Bukti bahwa ybs merupakan sivitas akademika ITB (KTM/bukti penerimaan di ITB), dan
  • Bukti pembayaran pelunasan sewa asrama (Sebagai syarat pengambilan kunci kamar).
  • Surat keterangan bebas covid-19, minimal hasil swab antigen dari puskesmas/ klinik/rumah sakit yang ada di sekitar kota Bandung.
• Calon penghuni yang telah menandatangani surat pernyataan izin tinggal di asrama dan melakukan pembayaran asrama, dapat melakukan check in di asrama dan kemudian disebut sebagai “penghuni”.
• Penghuni dapat menghuni kamar sesuai dengan alokasi yang telah ditetapkan.
• Penghuni wajib mentaati peraturan dan tata tertib yang berlaku di lingkungan asrama ITB.
• Penghuni yang telah menyelesaikan periode tinggalnya, wajib mengurus administrasi keluar asrama atau check out berupa keterangan penyelesaian periode tinggal asrama.

Catatan:

• Ketentuan pengalokasian asrama, kamar serta tarif sewa per-kamar sesuai dengan status calon penghuni mengacu pada SK Rektor Nomor 1322/SK/l1.B02/SK/2018 tentang Ketentuan Perubahan Penggunaan Asrama Institut Teknologi Bandung.
• Calon penghuni non-reguler yang telah melakukan pembayaran sewa asrama, “tidak dapat melakukan klaim uang” yang telah dibayarkan walapun yang bersangkutan membatalkan tinggal di asrama.
• Dikarenakan persediaan kamar yang terbatas, penghuni non-reguler akan diperioritaskan untuk segala entitas yang masih berkecimpung dengan akademik di ITB atau keperluan pendidikan mengingat asrama bukanlah tempat penginapan umum atau hotel yang dirancang untuk bisnis.